I. PENDAHULUAN
Lembaga public
Relations di Amerika Serikat mendefinisikan Public Relations sebagai
“usaha yang direncanakan secara terus-menerus dengan sengaja, guna membangun
dan mempertahankan pengertian timbal-balik antara organisasi dan masyarakat”.
Pengertian yang
timbal-balik itu menuntut penghargaan terhadap kekuatan dan kelemahan, peluang,
sasaran dan pengakuan atau penerimaan terhadap kebutuhan setiap kelompok yang
mempunyai kepentingan di dalamnya. Sedangkan proses komunikasi dalam Public
Relation adalah proses dari kedua belah pihak, yang membutuhkan perhatian
lewat mata, telinga, dan mulut. Usaha ini harus disadari secara penuh,
ditentukan secara selektif, dan dilakukan secara bertahap dari waktu ke waktu.[1]
Sasaran utama
dari Public Relations modern ini disebut “public”, yaitu
sekelompok orang, baik dalam satu wilayah maupun yang tersebar, namun mempunyai
satu kepentingan atau masalah yang sama dengan memerlukan penyelesaian. Dua
macam public adalah :
1.
Internal
public, yang terdiri dari orang-orang yang
berada dalam lingkungan organisasi atau Badan Usaha.
2.
External
public, yaitu orang-orang atau
kelompok-kelompok orang yang berada diluar organisasi, namun mempunyai
kepentingan dan masalah dalam hubungannya dengan organisasi tersebut.[2]
Namun, dalam makalah
ini pemakalah hanya akan membahas mengenai Internal public relations.
Walaupun makalah ini banyak kekurangan namun InsyaAllah dalam makalah ini akan
mengemukakan tentang aktivitas internal public relations.
II.
RUMUSAN MASALAH
A.
Internal
Public Relation
B.
Aktivitas
Internal Public Relations
C.
Media
Komunikasi Internal Public Relation
·
House
Journal
·
Bentuk-bentuk
House Journal internal
III.
PEMBAHASAN
A.
Internal
Public Relation
Sudah tentu suasana di dalam badan
atau perusahaan itu sendiri yang menjadi target internal public relation,
terutama suasana di antara para pegawainya yang mempunyai hubungan langsung
dengan perkembangan perusahaannya.
Kegiatan public relations ke
dalam perusahaan (organisasi/lembaga) ini diperlukan untuk memupuk adanya
suasana yang menyenangkan di antara para pegawainya, komunikasi antara bawahan
dan pimpinan/atasan terjalin dengan akrab dan tidak kaku, serta masing-masing
meyakini rasa tanggung jawab akan kewajibannya terhadap perusahaan
(organisasi/lembaga).
Keserasian hubungan di antara para
pegawai, baik vertical maupun horizontal diharapkan akan memperkuat team kerja
dalam perusahaan itu, baik kuantitatif maupun kualitatif. Tidak saja terbatas
pada para pegawainya yang langsung berada di dalam perusahaan, keluarganyapun
mempunyai andil yang besar dalam memupuk hubungan baik ini.
Untuk dapat menciptakan keadaan itu
semua, kiranya bisa diusahakan adanya :
1.
Pengumuman-pengumuman.
2.
Buku
Pegangan Pegawai.
3.
Personal
calls.
4.
Pertemuan-pertemuan
berkala.
5.
Kotak
Suara.
6.
Laporan
kepada pemegang saham.
7.
Hiburan
dan darmawisata.
8.
Olah
raga.
9.
Study
tour dan training.
10.
Hadiah-hadiah
dan penghargaan..
11.
Klinik
dan rumah Obat
12.
Tempat-tempat
ibadah.
13.
Tempat-tempat
pendidikan.[3]
Public intern sebagai sasaran humas (Public
Relations) terdiri atas orang-orang yang bergiat di dalam organisasi
(Perusahaan, instansi, lembaga, badan dan sebagainya) dan yang secara
fungsional mempunyai tugas dan pekerjaan serta hak dan kewajiban tertentu.
Sebagai public intern mereka terdiri atas kelompok-kelompok tertentu yang tidak
selalu sama jenisnya. Dalam bentuk organisasi perusahaan, misalnya, public
internnya meliputi public karyawan dan public pemegang saham; di perguruan
tinggi public internnya meliputi karyawan, dosen, mahasiswa, dan dewan
penyantun. Tetapi apapun jenis organisasinya, salah satu public internnya
adalah karyawan. Sebab merekalah yang menggerakkan atau menghidupkan
organisasi.[4]
B.
Aktivitas
Internal Public Relation
Kegiatan
Internal Public Relations merupakan
kegiatan yang ditujukan untuk publik internal organisasi/perusahaan. Publik
internal adalah keseluruhan elemen yang berpengaruh secara langsung dalam
keberhasilan perusahaan, seperti karyawan, manajer, supervisor, pemegang
saham, dewan direksi perusahaan dan sebagainya.
Melalui
kegiatan Internal Public Relations
diharapkan dapat memenuhi kebutuhan dan kepentingan publik internal dari
organisasi/perusahaan. Dengan hubungan yang harmonis antara pihak-pihak yang
terkait dalam perusahaan maka akan tercipta iklim kerja yang baik. Dengan
begitu kegiatan operasional perusahaan akan berjalan dengan lancar.
Kegiatan
hubungan internal yang dilakukan oleh seorang Public Relations Officers, yaitu:
a.
Hubungan dengan karyawan (employee
relations)
Seorang PR harus mampu berkomunikasi
dengan segala lapisan karyawan baik secara formal maupun informal untuk
mengetahui kritik dan saran mereka sehingga bisa dijadikan bahan pertimbangan
dalam pengambilan kebijakan dalam organisasi/perusahaan. Seorang PR harus mampu
menjembatani komunikasi antara pimpinan dan karyawan. Karena dengan diadakan
program employee relations diharapkan
akan menimbulkan hasil yang positif yaitu karyawan merasa dihargai dan
diperhatikan oleh pimpinan perusahaan. Sehingga dapat menciptakan rasa memilki
(sense of belonging), motivasi,
kreativitas dan ingin mencapai prestasi kerja semaksimal mungkin.
b.
Hubungan dengan pemegang saham (stockholder
relations)
Seorang PR juga harus mampu membina
hubungan yang baik dengan pemegang saham, serta mampu mengkomunikasikan apa
yang terjadi dalam organisasi/perusahaan. Karena sebagai penyandang dana,
mereka harus selalu tahu perkembangan perusahaan secara transparan agar dapat
meningkatkan kepercayaan mereka terhadap perusahaan. Dengan demikian akan
menghilangkan kesalahpahaman dan kecurigaan terhadap perusahaan.
Contoh public internal PR dalam suatu
perusahaan :
· Pimpinan :
Memegang kendali agar perusahaan tetap kokoh
· Pemegam saham : Membantu
pimpinan dalam mengendalikan perusahaan
· Karyawan : Secara
tidak langsung dan langsung ikut serta mengendalikan perusahaan
· Peraalatan
perusahaan : Kalau tidak ada
peralatan,perusahaan tdiak dapat memproduksi produk
· Produk :
Merupakan bagian internal terpenting dalam suatu perusahaan.
· Gaji :
Kalau gaji layak maka karyawan akan semakin giat untuk memproduksi produk.[5]
Peranan Public
Relations (PR) dalam suatu perusahaan diwujudkan melalui kegiatan-kegiatan
internal yang berhubungan dengan pengembangan perusahaan. Kegiatan tersebut
sangat bermanfaat baik bagi perusahaan dan publik internal perusahaan. Kegiatan
internal yang diadakan dapat memberikan dampak yang positif bagi karyawan,
karena kegiatan tersebut bertujuan untuk meningkatkan motivasi karyawan dan
meningkatkan kepercayaan karyawan terhadap perusahaan.
Kegiatan
internal perusahaan juga dilakukan untuk memberikan informasi bagi karyawan
perusahaan sehingga tujuan perusahaan secara keseluruhan dapat diketahui oleh
karyawan sehingga memperjelas tugas-tugas yang harus dilakukan oleh karyawan.
Contoh kegiatan internal yang dilakukan PR dalam suatu perusahaan adalah special event, family gathering dan
kegiatan lainnya adalah dengan menyediakan informasi melalui forum komunikasi
rapat.
Kegiatan
special event biasanya dilakukan
bertepatan dengan peringatan hari nasional, peringatan hari ulang tahun, dan
peluncuran produk. PR sangat berperan dalam penggagasan ide dari special event yang diadakan. PR berupaya
meningkatkan motivasi karyawan dengan melibatkannya dalam setiap acara yang
diadakan oleh perusahaan, baik sebagai panitia maupun pengisi acara.
Kemudian
kegiatan internal lainnya yang dilakukan PR adalah family gathering. Kegiatan ini diadakan sebagai upaya peningkatan
motivasi kerja karyawan dan bentuk perhatian perusahaan tehadap karyawannya. Family gathering dilakukan sebagai
bentuk penghargaan pada karyawan karena upaya yang telah mereka lakukan untuk
meningkatkan keuntungan perusahaan. Kegiatan ini biasanya dilakukan dalam
bentuk kunjungan ke tempat wisata maupun dengan mengadakan acara di lingkungan
sekitar perusahaan.[6]
C.
Media
Komunikasi Internal Public Relation
·
House
Journal
House
Journal adalah salah satu bentuk media komunikasi Public Relations yang paling
tua. Orang – orang Amerika menjadi pionir dalam pembuatan media ini dengan
munculnya House Journal bernama The Lowell Offering (1842). Kehadiran
House Journal membuktikan bahwa penerbitan media ini bukan kegiatan baru bagi
Public Relations atau hanya kegiatan penunjang saja.
Dalam
bukunya Essentials of Public Relations, Frank Jefkins, lebih jauh
menyebutkan bahwa house Journal memiliki berbagai nama lain seperti House
Organ (Penerbitan internal), employee newspaper (surat kabar
karyawan), dan company newspaper (surat kabar perusahaan). Selain yang
di sebutkan Jefkins, nama yang lainnya seperti inhouse magazine (majalah
internal), di Indonesia disebut majalah intern.
Jenis
house journal bisa dibedakan dari sasaran pembacanya yaitu bersifat internal
untuk staf dan karyawan perusahaan dan bersifat eksternal untuk public di luar
perusaahaan. Perbedaan itu bisa tampak bila media itu dibuat untuk karyawan
(internal) dan pelanggan (eksternal).[7]
·
Bentuk-bentuk
House Journal Internal
Di
sini, istilah ‘jurnal’ diartikan secara luas yakni sebagai terbitan atau bahan
cetakan yang diterbitkan secara teratur. Adapun bentuk-bentuknya cukup bervariasi,
antara lain :
a.
Majalah.
b.
Koran.
c.
Newsletter.
d.
Majalah
Dinding.[8]
Frank Jefkins
menyebutkan terdapat lima bentuk utama House Journal :
a.
The
Sales Bulletin : sebuah
bulletin sebagai media komunikasi regular antara seorang sales manajer dengan
salesmannya di lapangan. Terbit secara mingguan.
b.
The
newsletter : berisi pokok-pokok berita yang
diperuntukkan bagi pembaca sibuk.
c.
The
magazine : berisikan tulisan berbentuk
feature, artikel dan gambar, foto, diterbitkan setiap bulan atau triwulan.
d.
The
Tabloid Newspaper : mirip surat
kabar popular (umum) dan berisikan pokok-pokok berita yang sangat penting,
artikel pendek, dan ilustrasi.
e.
The
wall Newspaper : Bentuk media
komunikasi staf/karyawan di satu lokasi pabrik, perusahaan, atau pasar
swalayan. (majalah dinding)
Dalam perkembangannya sekitar tahun 1980-an, muncul tiga bentuk
baru house journal yang bersifat elektronik :
a.
Audio
Tapes : Berita-berita direkam tape kaset musik kecil, dengan menggunakan kaset
rekaman, karyawan mendengarnya di kantor, di rumah atau di dalam mobil ketika
berangkat dan pulang kerja. Atau semacam audio line seperti di supermarket atau
mall.
b.
Video
Kaset : perusahaan memiliki sendiri studio, yang dipancarkan melalui TV yang
disebar di tempat-tempat strategis didalam perusahaan atau semacam video line
di supermarket atau mall.
c.
Surat
kabar elektronik : dimana para pembaca bisa memanggil indeks dan halaman subjek
yang diinginkan melalui computer yang tersebar di lokasi-lokasi seperti stasiun
kereta api, kantor, pabrik, supermarket atau mall.[9]
IV.
SIMPULAN
Secara umum dapat kita simpulkan bahwa kegiatan
Internal Public Relations merupakan
kegiatan yang ditujukan untuk publik internal organisasi/perusahaan. Kegiatan
hubungan internal yang dilakukan oleh seorang Public Relations Officers, yaitu:
a.
Hubungan dengan karyawan (employee
relations)
b.
Hubungan dengan pemegang saham (stockholder
relations)
Peranan
Public Relations (PR) dalam suatu perusahaan diwujudkan melalui
kegiatan-kegiatan internal yang berhubungan dengan pengembangan perusahaan.
Kegiatan tersebut sangat bermanfaat baik bagi perusahaan dan publik internal
perusahaan. Kegiatan internal yang diadakan dapat memberikan dampak yang
positif bagi karyawan, karena kegiatan tersebut bertujuan untuk meningkatkan
motivasi karyawan dan meningkatkan kepercayaan karyawan terhadap perusahaan.
Frank Jefkins
menyebutkan terdapat lima bentuk utama House Journal :
a.
The
Sales Bulletin : sebuah
bulletin sebagai media komunikasi regular antara seorang sales manajer dengan
salesmannya di lapangan. Terbit secara mingguan.
b.
The
newsletter : berisi
pokok-pokok berita yang diperuntukkan bagi pembaca sibuk.
c.
The
magazine : berisikan tulisan berbentuk
feature, artikel dan gambar, foto, diterbitkan setiap bulan atau triwulan.
d.
The
Tabloid Newspaper : mirip surat
kabar popular (umum) dan berisikan pokok-pokok berita yang sangat penting,
artikel pendek, dan ilustrasi.
e.
The wall
Newspaper : Bentuk media komunikasi
staf/karyawan di satu lokasi pabrik, perusahaan, atau pasar swalayan. (majalah
dinding)
V.
PENUTUP
Dalam
penyusunan makalah ini dengan pembahasan aktivitas internal public relations, penulis
menyadari sepenuhnya bahwa masih banyak kelemahan dan kekurangan, maka dari itu
penulis mengharapkan kritik dan saran yang membangun. Semoga dapat berguna dan
bermanfaat bagi kita semua.
[1]
Colin Coulson-Thomas, Public Relation, Pedoman Praktis Untuk PR. (Jakarta:
Bumi Aksara, 2005) hlm. 3
[2] Prof.
Dr. Drs. Soenarko Setyodarmodjo, MPA., Public Relations, Pengertian, Fungsi
dan Peranannya. (Surabaya: Papyrus, 2003) hlm. 8
[3]
Drs. Kustadi Suhandang, Public Relations Perusahaan. (Bandung: PT. Karya
Nusantara, 1973) hlm. 33
[4]
Prof. Drs. Onong Uchjana Effendy, MA. Hubungan Masyarakat; Suatu Studi
Komunikasi. (Bandung: PT. Remaja Rosdakarya, 1992) hlm. 107
[6]
http://ajeng-kartikawati.blogspot.com/2012/04/kegiatan-internal-public-relations_11.html
[7]
Prof. Dr. Soleh Soemirat, M.S. dan Drs. Elvinaro Ardianto, M.Si. Dasar-dasar
Public Relations. (Bandung: PT Remaja Rosdakarya, 2008) hlm. 21
[8]
Frank Jefkins. Public Relations. (Jakarta: Erlangga, 2003) hlm. 147.
[9] Prof.
Dr. Soleh Soemirat, M.S. dan Drs. Elvinaro Ardianto, M.Si. Dasar-dasar
Public Relations. (Bandung: PT Remaja Rosdakarya, 2008) hlm. 23
Tidak ada komentar:
Posting Komentar